Как сотрудничать в Google Документах

Лучшее изображение для совместной работы с документами Google

Тот факт, что вам нужно работать из дома, не означает, что вы не можете работать вместе в реальном времени. Используя Google Docs, вы можете легко сотрудничать с членами вашей команды, позволяя им работать над одним документом. Каждый человек может видеть, чем занимается остальная часть команды, и делать предложения и комментарии прямо на цифровой странице. Вот несколько способов совместной работы над Документами Google.

Два способа использования общего документа

Два наиболее распространенных способа совместной работы над общими документами - это мозговой штурм и совместная работа над одним документом в группе.

Соберите идеи от членов вашей команды, используя один документ, в котором каждый человек может перечислить свои идеи.

Если окончательный отчет должен быть заполнен более чем одним человеком, каждому человеку может быть назначена часть листа для написания. Каждый сможет работать над документом одновременно, а каждый член команды сможет просматривать, что пишут другие, и комментировать в режиме реального времени.

Как поделиться

Первым шагом к совместной работе над документом в Документах Google является предоставление доступа к документу людям, которым вы хотите получить к нему доступ. Вы можете предоставить каждому человеку разный доступ в зависимости от его роли в проекте. Доступны три разных уровня доступа: "Может редактировать", "Может комментировать" и "Может просматривать".

Совместная работа с документами Google Поделиться с другими
  • Кто-то с правами "Может редактировать" может вносить любые изменения в документ напрямую, без участия других членов команды.
  • Те, кто "могут комментировать", не могут вносить прямые изменения в документ. Они могут добавлять комментарии только в том случае, если они могут поделиться своими идеями.
  • Уровень доступа "Может просматривать" позволяет человеку видеть, что делают все остальные, но не вносить никаких изменений или комментариев.

Если вы являетесь владельцем документа (то есть вы создали документ), у вас будут все три привилегии. Во время работы над документом каждый человек, у которого открыт материал, вносит свои изменения в режиме реального времени. Вы увидите курсоры разного цвета для каждого участника.

Работа с общим документом

После того, как вы поделились документом или предоставили доступ к нему вам, самое время внести свой вклад.

Режим редактирования

При работе в режиме редактирования любые изменения, внесенные в документ, отображаются немедленно. Просто поместите курсор в то место, куда вы хотите добавить текст, и введите его. Он меняется без каких-либо уведомлений никому.

Совместная работа с документами Google Просмотр других работ

Комментирование

Комментирование позволяет добавлять к документу виртуальные заметки. Комментировать:

1. Выделите фрагмент текста, который хотите прокомментировать.

2. Щелкните маленький знак плюса, который появляется у правого края страницы.

Значок добавления комментария для совместной работы с документами Google

3. Введите свой комментарий.

Совместная работа с документами Google Добавить комментарий

4. Щелкните синюю кнопку "Комментарий".

Совместная работа с документами Google Добавление комментария

Если вы хотите ответить на комментарий, нажмите на него и введите свой ответ. Как только проблема в комментарии будет решена, вы можете удалить комментарий, чтобы копия оставалась чистой. Нажмите на опцию "Разрешить" в поле, и комментарий исчезнет.

Чтобы просмотреть все удаленные комментарии, щелкните значок комментария (выглядит как всплывающее окно с линиями в нем). Там вы увидите комментарий и все взаимодействия с ним.

Еще один удобный инструмент в комментариях - это возможность помечать других редакторов, чтобы вы могли направить вопрос или идею одному конкретному человеку.

1. Введите @ в поле для комментариев.

Теги совместной работы с документами Google

2. Выберите один из вариантов или введите адрес электронной почты человека, которого хотите пометить.

3. Если вы хотите, чтобы они выполнили конкретную задачу, установите флажок рядом с их именем, и они будут отвечать за выполнение элемента и отметку его как выполненное.

Назначение задач для совместной работы с документами Google

Предложить режим

Режим предложения позволяет людям, работающим над документом, вносить изменения в копию, которую необходимо утвердить.

Предложение по совместному редактированию документов Google

Чтобы предложить изменить файл, введите свои изменения прямо в документ. Внесенные вами изменения отображаются другим цветом, чем исходный текст. То, что вы удаляете, перечеркивается, а в правом поле появляется поле комментария, поясняющее изменение.

Предложение для совместной работы с документами Google

Лист регистраций изменений

Используя историю изменений в Google Docs, вы можете увидеть разные версии документа и то, какие изменения были внесены в разное время.

В истории изменений вы можете увидеть, кто какие изменения внес изменения, с помощью цветового кодирования. Вы также можете переименовать любую из версий или восстановить предыдущие версии, удалив все изменения, сделанные после этого момента.

Редакции с цветовой кодировкой Google Doc Collaboration

Чтобы найти эту историю изменений:

1. Щелкните Файл.

2. Наведите указатель мыши на "История версий".

3. Щелкните "Просмотреть историю версий".

Чтобы просмотреть предыдущую версию, щелкните название этой версии. Если вы хотите восстановить эту версию, нажмите синюю кнопку вверху страницы.

Версия восстановления совместной работы Google Doc

Нажмите на три точки рядом с версией, чтобы переименовать ее.

Google Doc Collaboration Name Version

Это оно. Как видите, сотрудничать в Документах Google легко и просто. Лучше всего то, что сервис бесплатный, и вы можете использовать его для совместной работы до 100 человек. Помимо совместной работы, вы также можете сравнить два документа в Google Документы и добавить в свой документ таблицу содержимого. Дополнительные советы и рекомендации по работе с Документами Google можно найти в нашей библиотеке руководств по Документам Google здесь.

По теме: