Microsoft Excel - отличное приложение, позволяющее упорядочивать данные и работать на них, но все эти числа иногда могут стать громоздкими, если они разбросаны по слишком большому количеству таблиц. К счастью, у вас есть несколько встроенных опций, которые позволяют легко объединять электронные таблицы Excel в отдельные файлы или даже отдельные страницы. Приведенные ниже инструменты достаточно мощные, чтобы удовлетворить потребности большинства пользователей - хотя, если вы обнаружите, что пытаетесь работать с сотнями электронных таблиц, вы можете изучить возможность использования макросов или Visual Basic.
Скопировать и вставить
Этот метод кажется до смешного простым, но не стоит отказываться от него слишком быстро. Если вам просто нужно переместить данные между несколькими электронными таблицами, это самый быстрый и простой способ, хотя он непрактичен для крупномасштабных заданий. Возможности копирования и вставки в Excel тоже неоднозначны! Когда вы копируете свои данные и собираетесь их вставить, щелкните правой кнопкой мыши то место, куда вы хотите вставить, и проверьте параметры "Специальная вставка". Вот несколько наиболее полезных:
Значения / формулы. Если у вас есть числовая ячейка, вычисляемая с помощью формулы, вы можете либо скопировать только значение, либо оставить формулу. Параметр копирования и вставки по умолчанию в Excel сохраняет формулу.
Транспонировать: превращает строки в столбцы, а столбцы в строки. Это может быть очень полезно, если, например, вы получили таблицы от людей, у которых разные представления о том, где должны размещаться ярлыки.
Вставить ссылку: это удобная функция при объединении данных из нескольких источников. Это свяжет вставленную ячейку с исходной ячейкой, независимо от того, находится ли источник в той же книге или где-то еще. При каждом обновлении источника обновляется и вставленная ячейка, поэтому, если вы хотите объединить данные из электронных таблиц в постоянно обновляемый мастер-лист, вы можете использовать эту функцию вставки, чтобы легко связать ячейки.
Используйте функцию "Переместить или скопировать", чтобы объединить книги
Если вы работаете с несколькими книгами / листами, копирование быстро устареет. К счастью, в Excel есть встроенная функция, которая перемещает листы между книгами.
1. Откройте книгу, в которую вы хотите переместить листы, и книги, из которых вы хотите переместить листы. Excel требует, чтобы исходная и целевая книги были открыты для перемещения листов. В приведенном ниже примере они оба показаны на одном экране с использованием параметра "Просмотр бок о бок".
2. Щелкните правой кнопкой мыши один из листов, который вы хотите переместить, и, когда откроется меню, нажмите кнопку "Переместить или скопировать".
3. В меню должен отображаться раскрывающийся список всех открытых электронных таблиц. Выберите один из них, чтобы стать вашим пунктом назначения. Выберите, хотите ли вы, чтобы ваш лист находился в начале, в конце или где-то посередине существующих листов целевой книги. Не игнорируйте флажок "Создать копию"! Если вы его не отметите, лист будет удален из исходной книги.
4. Проверьте целевую книгу. Перемещенный или скопированный рабочий лист должен отображаться с тем же именем, что и в исходной книге, но после него может стоять (2) или другой номер, если в месте назначения есть повторяющееся имя.
Используйте функцию консолидации для объединения листов
Функция консолидации - это очень гибкий способ объединить несколько листов в один. Самое лучшее в нем то, что он автоматически обнаруживает и упорядочивает метки строк и столбцов и объединяет идентичные ячейки с разных листов.
1. Создайте новую книгу или рабочий лист для ваших консолидированных данных, затем откройте исходные рабочие листы.
2. Откройте новую электронную таблицу и перейдите к кнопке "Консолидировать" на вкладке "Данные".
3. Обратите внимание, что здесь перечислены несколько функций. Каждая функция будет комбинировать ячейки с одинаковыми метками по-разному - суммировать, усреднять, сохранять минимальное / максимальное значение и т. Д.
4. В полях под функциями спрашивают, где искать метки. Если у вас есть метки в самой верхней строке или крайнем левом столбце, установите соответствующие флажки. В противном случае ваши электронные таблицы просто смешаются друг с другом, как копипаст.
5. В поле "Создать ссылки на исходные данные" ячейки в целевой электронной таблице будут ссылаться на ячейки в исходных электронных таблицах, поэтому данные будут обновляться автоматически.
6. При нажатии кнопки "Обзор" открывается файловый менеджер. Выберите электронную таблицу, которую вы хотите объединить.
7. Нажмите кнопку "Ссылка" и откройте только что выбранную электронную таблицу. Здесь вы можете выделить данные, которые хотите объединить.
8. Нажмите клавишу Enter, а затем кнопку "Добавить". Это должно поместить выбранные данные в список слияния.
9. Повторите вышеуказанные шаги для любого количества листов / книг, которое вы хотите объединить.
10. Нажмите "ОК", чтобы объединить выбранные данные в новую электронную таблицу и убедиться, что она работает правильно.
Заключение
Эти методы сочетают в себе удобный интерфейс с приличной мощностью. Есть не так много задач, с которыми эти три инструмента в той или иной комбинации не смогли бы справиться, и они не требуют каких-либо экспериментов с кодом VB или макросами. Однако, как и все в Excel, это немного помогает, если ваши данные хорошо организованы, прежде чем вы начнете - назовите свои книги и рабочие листы логически, убедитесь, что ваши строки и столбцы расположены так, как вы хотите, и убедитесь, что ваш ссылки выстраиваются!